Çalışan Ayrılıyor: IT Kapanış ve Erişim Kaldırma Listesi

Bir çalışan ayrıldı. İnsan kaynakları süreci tamamlandı, veda edildi. Peki e-posta hesabı ne oldu? VPN yetkisi duruyor mu? Muhasebe programındaki kullanıcısı açık mı? Bu sorular sorulmadığında hesaplar aylarca açık kalır — ve bu, işletmelerin en yaygın sessiz güvenlik açığıdır. Bu liste, işe alış listemizin aynadaki görüntüsüdür.

Zamanlama: Ayrılış Günü

Erişimler son çalışma gününün sonunda kapatılır; "nasıl olsa gitti" diyerek haftaya bırakılmaz. Ayrılış anlaşmazlıklı ise kapatma, görüşmeden hemen sonra yapılır. Bu bir güvensizlik göstergesi değil standart bir prosedürdür — herkese aynı şekilde uygulandığında kişisel algılanmaz.

1. Hesap ve Erişimler

• E-posta: Hesabı hemen silmeyin. Önce parolayı değiştirip oturumları kapatın, gelen postaları yöneticisine veya devralan kişiye yönlendirin, bir süre sonra arşivleyip kapatın. Silinen hesap, gelen müşteri e-postalarının sessizce kaybolması demektir.
• Bilgisayar oturumu / etki alanı hesabı: Devre dışı bırakın (silmek yerine devre dışı bırakmak, dosya sahiplikleri için daha güvenlidir).
• Ortak klasörler: Yetkileri kaldırın (klasör yetkileri).
• VPN ve uzaktan erişim: Kesinlikle kapatın — ofis dışından erişim en riskli kalemdir (uzaktan erişim).
• ERP / muhasebe / CRM: Kullanıcıyı pasife alın; kayıt geçmişi için silmeyin.
• İki adımlı doğrulama: Kişinin cihazını doğrulama listelerinden çıkarın (2FA yönetimi).
• Ortak hesap parolaları: Kişi bunları biliyorsa değiştirin. Kendi hesabını kapatmak, ortak hesabın parolasını hafızasından silmez.

2. Unutulan Yerler

Asıl açıklar burada kalır:

• Alan adı ve hosting paneli, e-posta yönetim paneli.
• Banka ve ödeme sistemleri yetkilileri.
• Kargo firması ve pazaryeri panelleri.
• Sosyal medya hesapları ve reklam panelleri.
• Bulut depolama ve dosya paylaşım servisleri.
• Kamera sistemi ve NVR kullanıcıları (kamera erişimi).
• Wi-Fi parolası — personel ağının parolası kişiye özel değilse değiştirmek gerekebilir.
• Telefon santrali, abonelikler, lisanslar (kullanılmayan lisans maliyet demektir).

3. Cihaz ve Veri

• Zimmet teslim alma: Cihaz, çanta, adaptör, telefon, kart — işe alışta imzalanan formla eşleştirin (garanti takibi).
• Veri devri: Cihazdaki iş dosyalarını ortak klasöre alın. "Masaüstünde duruyordu" diyen bir çalışan ayrıldıktan sonra o dosyalar kimsenin bulamadığı bir yerde kalır.
• Cihazı yeniden hazırlayın: Format ve temiz kurulum; kişisel veriler kalmamalı.
• Emekliye ayrılacaksa veriyi güvenli imha edin (güvenli imha).
• Yedeği kontrol edin: Kişinin bilgisayarındaki verinin yedeği alınmış mı (yedek doğrulama)?

4. Devir ve Süreklilik

Teknik erişimlerin ötesinde, bilgi de devredilmelidir: hangi sistemin şifresi nerede, hangi tedarikçiyle kim görüşüyor, hangi işin adımları nasıl. Tek kişinin hafızasında yaşayan süreçler, o kişi ayrılınca kriz üretir. Bunu ayrılış haftasında değil, çok önce yazıya dökmek gerekir (IT destek planı).

KVKK Tarafı

Ayrılan çalışanın kişisel verileri (özlük dosyası, e-posta içeriği) yasal saklama süreleri boyunca korunur, sonra imha edilir. Cihazındaki kişisel dosyaları da gözetmek gerekir. Aynı şekilde, o kişinin eriştiği müşteri verilerinin kurum dışına çıkmadığından emin olun — erişim kayıtları bu noktada değerlidir (KVKK ve donanım).

Sıkça Sorulan Sorular

E-posta hesabını ne kadar süre açık tutmalı?

Yönlendirmeyle birkaç ay yeterlidir; sonra arşivleyip kapatmak hem maliyet hem güvenlik açısından doğrudur.

Çalışan cihazı teslim etmezse?

Zimmet formu bu noktada tek dayanağınızdır — işe alışta imzalatmanın asıl karşılığı budur.

Küçük işletmede bu kadar liste gerekli mi?

Liste bir kez hazırlanır, her ayrılışta beş dakikada uygulanır; unutulan tek bir açık kapı bunun kat kat maliyetini üretir.

Grisepet Notu

Kullandığınız sistemleri yazın; işletmenize özel bir ayrılış kontrol listesi çıkaralım — cihaz yenileme ve veri devri tarafında da yardımcı olabiliriz.

Kurumsal cihaz stokunu görün →