KOBİ'de BT Envanteri: Demirbaş Takibi ve Etiketleme

Beş kişilik bir ofiste kimin hangi bilgisayarı kullandığı akılda kalır. On beş kişiye çıkıldığında ise şu sorular cevapsız kalmaya başlar: Bu monitör hangi yıl alındı? Garantisi bitti mi? Depodaki iki laptop kimden geri geldi? Envanter tutmak bu sorulara cevap vermek içindir; ne kadar erken başlanırsa o kadar kolay olur.

Neden gerekli?

Envanter kaydının karşılığını genelde dört yerde görürsünüz:

• Garanti: arıza çıktığında cihazın garanti içinde olup olmadığını saniyeler içinde bilirsiniz. Kayıt yoksa fatura aramakla başlayan bir gün geçer.
• Zimmet: işten ayrılan çalışanın teslim etmesi gereken ekipman listesi net olur. Bu, en çok kayıp yaşanan noktadır.
• Yenileme planı: hangi cihazların aynı yıl alındığını görünce yenilemeyi bütçeye yayabilirsiniz. Aksi halde hepsi aynı dönemde bozulur.
• Sigorta ve muhasebe: demirbaş listesi zaten tutuluyorsa, teknik bilgileri aynı tabloya eklemek ek iş çıkarmaz.

Minimum alan seti

Fazla alan tanımlamak envanterin ölmesinin en yaygın sebebidir. Kimse yirmi kolonu doldurmaya devam etmiyor. Şu set küçük işletmede yeterlidir:

• Envanter numarası — sizin verdiğiniz kısa ve tek numara (örnek: NB-014, MON-032)
• Cihaz türü ve modeli
• Seri numarası — garanti ve servis kaydında istenen tek bilgi
• Kullanıcı veya "depo" / "yedek"
• Konum — oda, kat veya şube
• Alım tarihi ve fatura numarası
• Garanti bitiş tarihi
• Durum — kullanımda, yedek, serviste, hurda

Ağ cihazlarına IP adresi, bilgisayarlara MAC adresi eklemek ileride sorun ararken çok işe yarar; ama bunları yalnızca sabit cihazlar için tutun.

Envanter numarası neden ayrı?

"Seri numarası varken neden ayrı numara veriyoruz?" sorusunun üç cevabı var:

• Seri numaraları uzun ve karışıktır; telefonda okunurken hata yapılır
• Bazı cihazların (kablo, adaptör, çoklu priz) seri numarası hiç yoktur
• Etiket silinip yeniden basılabilir ama numara aynı kalır; cihazın kimliği sizde durur

Numarayı basit tutun: iki üç harfli tür kodu + sıra numarası. İçine yıl veya kullanıcı adı gömmeyin; cihaz el değiştirdiğinde numara yanlış olur.

Excel yeterli mi?

Elli cihaza kadar fazlasıyla yeterlidir ve en önemli avantajı şudur: gerçekten doldurulur. Karmaşık bir yazılım kurup üç ay sonra terk etmek, güncel tutulan bir tablodan kötüdür.

Bulut üzerinde tutmaya özen gösterin; tek kişinin bilgisayarında duran envanter, o bilgisayar bozulduğunda kaybolur. İki pratik ekleme:

• Garanti bitiş tarihine koşullu biçimlendirme koyun; üç ay kalanlar renklensin
• Değişiklikleri ayrı bir sayfada tarihli satır olarak tutun; "bu laptop kime gitmişti" sorusu bir yıl sonra geliyor

Etiketleme: hangi etiket dayanır?

Envanter numarasını cihazın üstüne yazmak işin en kolay görünen ama en çok hata yapılan kısmı. İki teknoloji var ve farkı doğrudan dayanıklılıkta:

• Direkt termal: ısıyla kararan özel kağıda basar, şerit kullanmaz. Ucuzdur ve hızlıdır ama ısı, güneş ve sürtünmeyle solar. Kargo etiketi gibi kısa ömürlü işler için uygundur. Bir yıl kasa kenarında duran envanter etiketi için değil.
• Termal transfer: şerit (ribbon) kullanarak baskı yapar. Uygun etiket malzemesiyle birlikte yıllarca okunur kalır. Demirbaş etiketi için doğru tercih budur.

Etiket malzemesinde de kağıt yerine polyester veya benzeri sentetik seçin; kağıt etiket temizlik sırasında yırtılır. Yapıştıracağınız yer düz, temiz ve sökülmeyecek bir yüzey olmalı: laptopta alt kapak, monitörde arka gövde, switch'te ön panel kenarı.

Barkod mu karekod mu?

Etikete numarayı okunabilir şekilde yazmak asgari şarttır; gözle okunamayan bir etiket telefonla arama yapılırken işe yaramaz. Üstüne makine okunur kod eklemek sayımı hızlandırır:

• Çizgi barkod: kısa numaralar için yeterli, her okuyucu okur, etikette az yer kaplar
• Karekod (2D): daha fazla veri alır, küçük alana sığar ve ekrandan da okunabilir. Numaranın yanına konum veya kullanıcı bilgisi de gömebilirsiniz

Okuyucu tarafında ayrım net: yalnızca çizgi barkod okuyacaksanız 1D okuyucu yeterli, karekod kullanacaksanız 2D okuyucu gerekir. Sayım için depolarda dolaşacaksanız kablosuz model işi ciddi hızlandırır.

Zimmet ve çıkış kaydı

Envanterin en zayıf halkası cihazın el değiştirdiği andır. İki alışkanlık yeterli:

• Teslim anında imzalatın. Cihazın envanter numarası, modeli, aksesuarları ve tarihi yazılı olsun. Sonradan toplanan zimmet formu hiç toplanmıyor.
• Geri alırken de kaydedin. Cihaz depoya döndüğünde durumunu "yedek" yapın; aksi halde kullanımda görünen ama rafta duran cihazlar birikir.

Hurdaya çıkan cihazı kayıttan silmeyin, durumunu hurda yapın. Silinen satır, bir yıl sonra "bu numara neden atlanmış" sorusunu doğurur. Hurda çıkışında diskin temizlenmiş olduğunu da not edin; bu bir veri güvenliği maddesidir.

Yılda bir sayım

Yılda bir kez, tercihen sakin bir dönemde, listeyi elinize alıp fiziksel sayım yapın. İlk sayımda mutlaka listede olup bulunamayan ve bulunup listede olmayan cihazlar çıkar; bu normaldir. İkinci yıl bu fark belirgin azalır. Sayımı barkod okuyucuyla yapmak, elle işaretlemeye göre hem hızlı hem hatasızdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Kaç cihazdan sonra envanter tutmak gerekir?

Net bir eşik yok ama pratikte on cihaz iyi bir başlangıç noktası. Asıl belirleyici cihaz sayısı değil, cihazların el değiştirmesi: personel dolaşımı olan bir yerde beş cihaz için bile faydalıdır.

Etiket yazıcısı almaya değer mi, elle yazsam olmaz mı?

Az sayıda cihaz için el yazısı iş görür. Etiket yazıcısı iki noktada kendini ödetir: makine okunur kod basabilmek ve etiketlerin tek tip olması. Zaten kargo veya ürün etiketi basıyorsanız aynı cihaz bu işi de yapar.

Envantere yazılım lisanslarını da eklemeli miyim?

Evet, ama ayrı bir sayfada. Lisans takibinde sorulan sorular farklıdır: kaç kullanıcı, hangi tarihte bitiyor, hangi cihazda kurulu. Donanım tablosuna sıkıştırmak ikisini de karıştırır.

Küçük aksesuarları da yazmalı mıyım?

Mouse, klavye ve kablo gibi sarf niteliğindeki ürünleri tek tek yazmak envanteri boğar. Bunları adet bazında stok olarak takip edin; garanti takibi gereken her cihazı ise tek tek yazın.

Grisepet Notu

Kurumsal müşterilerimizde en sık gördüğümüz eksik, garanti bitiş tarihinin hiç yazılmaması. Alım tarihi yazılıyor ama arıza günü kimse hesap yapmıyor ve garanti içindeki cihaz için ücretli servis ödeniyor. Tek kolon ekleyip alım anında doldurmak bunu tamamen çözüyor.

Etiket teknolojisi seçimi için Barkod ve Etiket Yazıcı Rehberi, okuyucu tarafı için Barkod Okuyucu ve El Terminali Rehberi yazılarımıza bakın.

Kablolu ve kablosuz okuyucu kıyası Kablolu mu Kablosuz mu Barkod Okuyucu? yazısında. Yenileme planı için Yenileme mi Yükseltme mi? ve Ofisin Yedek Donanım Rafı yazılarımız var. Ürünler Barkod Yazıcı ve Barkod / Karekod Okuyucu kategorilerinde.