Taranan Belgeyi Aranabilir PDF Yapmak: OCR Nedir, Nasıl Kullanılır?

Muhasebe klasöründe yüzlerce taranmış fatura var ve birinde geçen bir firma adını bulmak gerekiyor. PDF'i açıp arama yapıyorsunuz ama sonuç çıkmıyor. Çünkü normal bir tarama aslında belgenin fotoğrafıdır; bilgisayar için içinde yazı yoktur.

OCR nedir?

OCR (Optik Karakter Tanıma), taranmış görüntüdeki harfleri tanıyıp metne çeviren işlemdir. Sonuçta iki seçenek çıkar:

• Aranabilir PDF: Belge görüntüsü aynen kalır, arkasına görünmez bir metin katmanı eklenir. Arama yapılabilir, metin seçilip kopyalanabilir. Arşiv için en uygun biçimdir.
• Düzenlenebilir belge: Metin Word gibi bir dosyaya aktarılır. Biçim bozulabilir; yeniden düzenlenecek metinlerde işe yarar.

OCR nerede yapılır?

• Tarayıcının yazılımı: Pek çok doküman tarayıcısı, tarama sırasında doğrudan aranabilir PDF üretebilen bir yazılımla gelir. Tarayıcınızın yazılımında bu seçeneğin olup olmadığı ürün sayfasında ya da üreticinin destek sayfasında yazar.
• PDF düzenleyiciler: Önceden taranmış dosyalara sonradan OCR uygulayabilen PDF programları vardır.

Toplu arşivlemede tarama sırasında OCR yapmak, sonradan tek tek dosya işlemekten çok daha hızlıdır.

İyi sonuç için tarama ayarları

• Çözünürlük: Metin belgeleri için 300 DPI genellikle yeterli ve dengelidir. Çok küçük yazılı belgelerde biraz artırılabilir. DPI seçimini ayrı bir yazıda ayrıntılı anlattık.
• Renk modu: Yalnızca metin içeren belgelerde siyah-beyaz ya da gri tonlama yeterlidir; dosya küçülür.
• Tanıma dili: Türkçe'yi seçin. Yanlış dil seçilirse ş, ğ, ı, ç gibi harfler hatalı tanınır ve aramada bulunmaz.
• Düz tarama: Eğri giren sayfa tanıma kalitesini düşürür; besleyicide kağıt kılavuzlarını sayfaya göre ayarlayın.

OCR hatasız değildir

Silik baskı, el yazısı, damga ve tablo içindeki küçük rakamlar hatalı tanınabilir. Arama için yeterli olan bir doğruluk, bir tutarı otomatik aktarmak için yeterli olmayabilir. Sözleşme maddeleri ve tutarlar gibi kritik bilgileri her zaman görüntüyle karşılaştırın.

Taranan belgeler klasöre veya e-postaya gelmiyorsa tarayıcıdan belge gelmiyor yazımıza, tarayıcı seçimi için doküman tarayıcı rehberimize bakın.

Sıkça Sorulan Sorular

Aranabilir PDF'in boyutu büyür mü?

Metin katmanı küçüktür; dosya boyutunu asıl belirleyen tarama çözünürlüğü ve renk modudur.

El yazısı tanınır mı?

Basılı metne göre çok daha düşük doğrulukla. El yazısı ağırlıklı arşivlerde OCR'a güvenmeyin.

Grisepet Notu

Arşivlemeye başlamadan önce dosya adlandırma kuralını belirleyin (tarih, firma, belge türü). OCR aramayı kolaylaştırır; düzenli dosya adı ise aramaya gerek bırakmaz.

Tüm ürünler: Tarayıcı