Yıl Sonu Demirbaş Sayımı: BT Ekipmanı Kontrol Listesi

Yıl sonu yaklaşıyor ve muhasebe demirbaş listesi istiyor. BT tarafında bu genelde şöyle geçiyor: birisi elinde kağıtla odaları dolaşıyor, bazı cihazlar bulunamıyor, liste yarım kalıyor ve gelecek yıla devrediliyor.

Sorun listenin uzunluğu değil — yöntemin tanımlı olmaması. Aşağıdaki düzen, orta ölçekli bir ofiste sayımı tek oturuma indiriyor.

Sayımdan önce: kaydı sayılabilir hale getirin

Sayım, var olan bir listeyi doğrulamaktır. Liste yoksa yaptığınız şey sayım değil envanter kurmaktır — ve o daha uzun sürer.

Her satırda şu alanlar olmalı:

• Seri numarası — bu olmadan sayım yapılamaz. İki aynı model dizüstüyü ayırt etmenin başka yolu yok.
• Marka + model
• Zimmetli kişi veya oda
• Teslim/alım tarihi
• Garanti bitiş tarihi
• Durum (kullanımda / yedek / serviste / hurda)

Seri numarası eksik satırlar varsa sayımın ilk adımı onları tamamlamaktır. Bu, bir sonraki yılın sayımını yarıya indirir.

Etiketleme: sayımı dakikalara indiren adım

Her cihaza barkod etiketi yapıştırmak, sayımı "oku-geç" işine dönüştürür. Elle seri numarası okuyup listede aramak cihaz başına dakikalar alır; barkod okutmak saniyeler.

• Etiket görünür ve erişilebilir yere gelsin — dizüstünün altı değil, kapak üstü veya bilek desteği kenarı
• Monitör, dok, yazıcı ve ağ cihazları da etiketlenir; yalnızca bilgisayarlar değil
• Etiket üzerinde envanter numarası + barkod bulunsun; seri numarasını etikete basmak zorunlu değil
• Dayanıklı etiket kullanın — ısı ve temizlik maddesi normal kağıt etiketi siler

Okuyucu tarafında masaüstü veya el tipi bir barkod okuyucu yeterlidir; sayım sırasında dolaşacaksanız kablosuz model işi kolaylaştırır.

Sayım günü: sıra

• Odadan odaya gidin, listeden değil. Liste takip etmek atlamaya yol açar; fiziksel sırayla dolaşmak kapsamayı garanti eder.
• Bulduğunuz her cihazı o anda işaretleyin; "sonra girerim" demeyin
• Depoyu ve çekmeceleri de sayın — yedek klavye, mouse, adaptör ve kablo da demirbaştır ve en çok burada kaybolur
• Serviste olan cihazları ayrı işaretleyin; onlar "kayıp" değildir
• Evden çalışanların cihazlarını listeyle teyit edin, fiziksel sayım beklemeyin

Bulunamayan cihaz çıkınca

Hemen "kayıp" yazmayın. Sırayla şunlara bakın:

• Evde mi? Uzaktan çalışan birinin yanında olabilir — en yaygın sebep bu
• Başka odada mı? Cihazlar zimmet değişmeden yer değiştirir
• Serviste mi? Servis fişi varsa kayıt oradadır
• Hurdaya çıktı ama kayıt güncellenmedi mi? Çok sık olur
• Ayrılan çalışanla gitti mi? Çıkış sürecinde cihaz teslimi kayda geçmemişse burada ortaya çıkar

Bu beş soru elendikten sonra kalan cihaz gerçekten kayıptır ve ayrı bir süreç gerektirir.

Hurda ve elden çıkarma

Kullanılmayan cihaz için kural: satırı silmeyin, durumunu değiştirin. Silinen kayıt gelecek yıl "bu numara neden atlanmış?" sorusunu doğurur.

• Durumu hurda yapın, tarihi yazın
• İçinde disk varsa veri imhası yapıldığını ve yöntemini kayda geçirin — cihaz elden çıktıktan sonra da veri sorumluluğu devam eder
• Devredilen cihazda kime verildiği yazılı olsun
• Elektronik atık olarak uygun kanala verin; çöpe atmak uygun değildir

Sayımdan sonra: üç çıktı

Sayımı bitirmek yeterli değil; üç liste üretmesi gerekir:

• Garantisi bitmek üzere olanlar — yenileme veya uzatma kararı için
• Yaşlanan ve yavaşlayan cihazlar — yükseltme mi değişim mi kararı (bellek/disk takviyesi çoğu zaman yeni cihazdan ucuz)
• Eksik yedekler — adaptör, kablo, klavye/mouse; bir yedek olmaması bir cihazı günlerce durdurabilir

Yıl sonu aynı zamanda alım planının yapıldığı dönem; bu üç liste bütçe konuşmasının somut dayanağı olur.

Yıl sonuna sıkıştırmamak için

Sayımın zor olmasının tek sebebi yılda bir yapılması. Küçük bir alışkanlık bunu dağıtır:

• Yeni cihaz geldiğinde aynı gün envantere yazın (teslim tarihi + seri no + garanti)
• Zimmet değişiminde satırı güncelleyin
• Hurdaya çıkanı o gün işaretleyin

Bu üç alışkanlıkla yıl sonu sayımı doğrulamaya iner — kurmaya değil.

Sıkça Sorulan Sorular

Hangi cihazlar demirbaş sayılır?

Muhasebe tarafında tutar eşiği belirleyici olur; BT tarafında ise takip etmek istediğiniz her şey listeye girer. Kablo ve adaptörü muhasebe demirbaşı saymasanız da BT envanterinde tutmak işinize yarar.

Küçük bir ofiste barkod şart mı?

On cihazın altında elle de yürür. Otuz cihazı geçince barkod kendini amorti eder.

Envanteri hangi programda tutmalıyım?

Elektronik tablo çoğu küçük işletme için yeterlidir. Önemli olan araç değil, alanların eksiksiz ve tek yerde olması.

Kayıp cihaz için ne yapılır?

İç prosedürünüze göre kayıt tutulur ve gerekirse zimmet sahibiyle görüşülür. Cihazda şirket verisi varsa uzaktan silme/şifreleme durumunu da değerlendirin.

Grisepet Notu

Kurumsal müşterilerimizde yıl sonu sayımını saatler yerine dakikalara indiren tek yatırım etiket + okuyucu oluyor. Otuz cihazın üzerindeyseniz bu ikisini konuşmaya değer; altındaysanız envanter tablosundaki seri numarası kolonunu doldurmak tek başına yeterli fark yaratıyor.

Envanter düzeni için KOBİ'de BT Envanteri, garanti takibi için Ürün Garantisi Ne Zaman Başlar? yazımıza bakın.

Elden çıkarma için Eski Disk ve USB Belleği Güvenle Elden Çıkarma, yeni alım planı için Toplu Bilgisayar Alımında Tek Model Standardı ve Kurumsal IT Alımlarında Vergi Avantajları yazılarımız var. Ürünler Barkod Yazıcı kategorisinde.